Foto: Pexels.com

Co je to IT outsourcing? 

Firmy, které se rozhodnou pro IT outsourcing, smluvně svěří starost o své IT externí společnosti nebo jednotlivcům specializovaným na danou oblast. Může to být například správa cloudu, kybernetická bezpečnost, IT monitoring, service desk, patch management a tak dále.  

Proč je to výhodné a jaké naopak může mít IT outsourcing nástrahy, jsme pro vás přehledně sepsali, abyste se mohli rozhodnout, jestli má pro vaši firmu význam, nebo si raději ponecháte své vlastní „ajťáky“.  

Výhody IT outsourcingu 

Spolupracovat s externím poskytovatelem IT služeb je výhodné zejména kvůli: 

1. Snížení nákladů 

Jedním z hlavních důvodů, proč firmy volí IT outsourcing, je pochopitelně snížení nákladů. Podle dat z ČR ušetří firmy díky IT outsourcingu 15–25 % nákladů na IT služby (číslo samozřejmě závisí i na velikosti firmy apod.). 

Namísto placení interních IT specialistů můžete platit pouze za služby, které aktuálně potřebujete. Navíc ušetříte i náklady na školení, zdravotní a sociální pojištění či další zaměstnanecké benefity​​​​. 

2. Skvělé práci odborníků 

Díky IT outsourcingu vás nelimituje jen Praha nebo Brno, kde se nachází většina tuzemských expertů na IT. Ale bez ohledu na to, kde sídlíte, získáte přístup k vysoce kvalifikovaným odborníkům, kteří by jinak byli pro vaši firmu finančně nebo i lokálně nedostupní. (Nehledě na to, že jich je na českém pracovním trhu velký nedostatek.) 

Certifikovaní IT experti mají zkušenosti a dovednosti, které by vaše firma jinak získávala mnohem složitěji a dráze (například provozováním celého IT oddělení). Externí specialisté jsou také často lépe vybavení nejnovějšími technologiemi a nástroji, které by opět vaši firmu samostatně stály výrazně více. 

Nehledě na to, že externí IT firma má mnoho odborníků na různé oblasti a vždy se vám bude věnovat ten, který dané problematice nejvíce rozumí. Místo několika vlastních IT specialistů vám tak postačí outsourcing IT poskytující support ze všech oblastí, a to jen za zlomek ceny zaměstnanců.  

Tip: IT outsourcing využijete i pro development nových aplikací a softwarů na míru, pro jejichž tvorbu byste jinak museli najmout celý tým vývojářů, grafiků nebo UX expertů. 

3. Flexibilitě 

Outsourcing IT služeb je i výrazně flexibilní. A to v tom smyslu, že můžete snadno upravit rozsah delegovaných služeb podle aktuálních firemních potřeb. Což je zvláště výhodné v případě mimořádných událostí, náhlých omezení v rozpočtu, když jsou vaši interní zaměstnanci přetížení nebo si s danou problematikou neví rady. 

Flexibilita znamená i možnosti rychle změnit poskytovatele služeb, pokud nejste spokojení s jejich kvalitou​​​​. 

4. Zvýšené efektivitě 

Externí IT odborníci obvykle stihnou přidělené činnosti rychleji a efektivněji než stálí zaměstnanci. To je dané jejich vysokou specializací, motivací k udržení spolupráce i množstvím práce, kterou mají na starost. Jak už jsme zmínili, většinou to navíc znamená, že vaše firma bude mít přístup k nejnovějším technologiím a postupům bez nutnosti investovat do drahých školení a vybavení​​​​. 

5. Podpoře 24/7 a kvalitnímu monitoringu 

Většina poskytovatelů IT outsourcingu nabízí nepřetržitou podporu a monitoring vašich systémů. To je zvláště důležité pro firmy, které nemají vlastní IT oddělení schopné nepřetržitý dohled zajistit. Externí monitoring pak může zabránit vážným bezpečnostním incidentům a poruchám a ušetří vám tak značné finanční prostředky​​​​. 

Nevýhody IT outsourcingu 

Každá mince má dvě strany a IT outsourcing pro firmy není výjimkou. Pojďme se podívat na jeho nevýhody. 

1. Ztráta kontroly 

Jedním z hlavních problémů IT outsourcingu je ztráta přímé kontroly nad IT procesy a systémy. Což může majitelům firmy způsobit psychické nepohodlí a nejistotu.  

Externí poskytovatelé mohou mít jiné priority a postupy než vaše firma, což může vést k problémům v komunikaci a koordinaci. Je tedy potřeba najít poskytovatele služeb, se kterým najdete společnou řeč, vyjasníte si všechny potřebné detaily, a budete mu schopni důvěřovat.  

2. Bezpečnostní rizika 

Outsourcing IT služeb může zvýšit bezpečnostní rizika, pokud externí poskytovatelé nemají dostatečné zabezpečení a ochranné mechanismy. To dnes už nebývá běžné, ale i tak je důležité se ujistit, že smlouvy s externími poskytovateli obsahují jasné specifikace týkající se bezpečnosti a ochrany dat, včetně sankcí za jejich porušení​​​​. 

3. Závislost na externích poskytovatelích 

Dlouhodobý IT outsourcing může vést k závislosti firmy na externích poskytovatelích. Což může být problematické, pokud dojde k náhlé změně v jejich službách, cenách nebo když poskytovatel ukončí svou činnost. 

Na druhou stranu sehnání, udržení a zaplacení vlastních IT expertů je vzhledem k situaci na trhu práce také velmi náročná disciplína. 

Rozhodně ale doporučujeme mít při outsourcingu připravený záložní plán nebo zvážit využívání více poskytovatelů pro různé oblasti IT​​, ať nejste odkázaní jenom na jednoho. (Na druhou stranu může být ale pak těžké všechny aspekty IT správně propojit nebo může třeba dojít k zavedení systémů, které spolu nepůjdou integrovat.) 

4. Smluvní nástrahy 

Některé firmy poskytující IT outsourcing můžou nabízet nebo rovnou účtovat služby navíc, které vůbec nepotřebujete, nebo si vás zaváží na delší dobu, než byste chtěli. Projděte si tedy pečlivě všechny smluvní detaily a ujistěte se, že na vás ve spolupráci nečíhá skrytá past. 

Závěr: outsourcovat, nebo neoutsourcovat, to je otázka… 

IT outsourcing bezesporu nabízí řadu výhod, jako je snížení nákladů, přístup k odborníkům, flexibilita a zvýšená efektivita. Na druhé straně však přináší i rizika, jako je ztráta kontroly, bezpečnostní hrozby nebo závislost na externích poskytovatelích. 

Sami pak musíte spočítat náklady na vlastní IT oddělení a případný IT outsourcing, které vám spolu se zvážením výhod a nevýhod dají odpověď na to, zda se vám outsourcing vyplatí.  

Každopádně si ale pečlivě vybírejte poskytovatele těchto služeb. Jak jsme zmínili, vzájemná důvěra je pro delegování něčeho tak důležitého zcela nezbytná.