Web, účetnictví, komunikace se zákazníky, fakturace, projekty i interní komunikace. Moderní firma dnes dokáže velkou část svého fungování přesunout do cloudu. Přesto se v mnoha společnostech najde oblast, která zůstává překvapivě analogová: docházka zaměstnanců.

Přitom právě evidence pracovní doby může být jednou z administrativ, které dokážou při růstu firmy začít zabírat překvapivě hodně času. Pokud podnikatel stále řeší několik Excelů, papírové záznamy a zprávy typu „hele, zapomněl jsem se včera odpíchnout“, možná nastal správný moment poohlédnout se po modernějším řešení.

Kdy přestává Excel na docházku stačit?

Excel má jednu velkou výhodu: je jednoduchý. Na začátku podnikání proto může být naprosto přirozené vést docházku právě v tabulce. Jenže s růstem týmu roste také počet údajů, které je potřeba sledovat.

Najednou nestačí evidovat jen příchody a odchody. Řeší se dovolené, přesčasy, home office, pracovní cesty, různé směny nebo zaměstnanci pracující mimo kancelář. A zatímco jedna tabulka může fungovat pro několik lidí, u většího týmu už se snadno stává zdrojem ruční práce a zmatku.

Typickým signálem, že je čas na změnu, jsou například:

  • několik různých tabulek pro různé týmy,
  • ruční kontrolování a opravování docházky,
  • hledání chybějících záznamů na konci měsíce,
  • přepisování údajů do dalších systémů,
  • zaměstnanci posílající změny docházky e-mailem nebo přes chat,
  • nejistota, která verze tabulky je vlastně aktuální.

Nejde přitom o to, že by Excel byl špatný nástroj. Jen není vytvořený primárně pro to, aby dlouhodobě řídil docházku rostoucí firmy.

Docházkový systém jako další krok digitalizace

Docházkový systém funguje trochu jinak než klasická tabulka. Zaměstnanec zaznamená příchod nebo odchod a údaje se automaticky ukládají do systému, kde s nimi mohou dále pracovat oprávnění lidé ve firmě.

Podstatné je, že data nejsou rozesetá mezi papíry, e-maily a několika soubory. Firma má informace o pracovní době na jednom místě a může s nimi pracovat průběžně.

Pro podnikatele je to zajímavé hlavně z jednoho důvodu: nemusí řešit každou drobnost ručně.

A přesně to je princip digitalizace, který už dnes většina firem zná z jiných oblastí. Když může automatizovaný nástroj převzít opakující se administrativu, není příliš důvod ji dál dělat ručně.

Co do toho přináší Alveno?

Alveno je cloudový systém, který kombinuje evidenci docházky s dalšími nástroji pro HR. Nejde tedy pouze o elektronickou náhradu klasické „píchačky“, ale o širší prostředí pro práci s údaji o zaměstnancích.

Alveno umožňuje například evidovat příchody a odchody, pracovat s dovolenými a absencemi nebo řešit různé pracovní režimy a směny.

Velkou výhodou je možnost zvolit způsob evidence podle toho, jak firma funguje. Někde bude dávat smysl čtečka u vstupu, jinde webové rozhraní, mobilní aplikace nebo virtuální čtečka na tabletu.

To ocení například firma, která kombinuje kancelářské pracovníky s lidmi v terénu. Není potřeba všechny zaměstnance nutit do jednoho způsobu evidence jen proto, že tak funguje interní systém.

Elektronický docházkový systém, který myslí i na další procesy

Samotné zaznamenání příchodu a odchodu je jen začátek. Z pohledu firmy je důležité především to, co se s údaji stane potom.

Elektronický docházkový systém může například usnadnit kontrolu pracovní doby, zpracování absencí nebo přípravu podkladů pro mzdy. Alveno navíc umožňuje export do více než 40 mzdových programů, takže docházková data není nutné znovu ručně přepisovat.

A právě tady se ukazuje rozdíl mezi digitalizací pro efekt a digitalizací „jen proto, že bychom měli“. Smyslem není mít další aplikaci. Smyslem je odstranit zbytečné kroky mezi tím, kdy zaměstnanec přijde do práce, a tím, kdy firma získá správná data pro další administrativu.

Co získá podnikatel, který docházku přestane řešit ručně?

Pro majitele firmy nemusí být docházka nejzajímavější část podnikání. Právě proto dává smysl, aby jí nemusel věnovat zbytečně mnoho času.

Elektronické řešení přináší především větší přehled a méně rutinní administrativy. Personalista nebo člověk, který má HR na starosti, nemusí každý měsíc začínat od prázdné tabulky a ručně dohledávat, co se kde změnilo.

Výhody se projeví například v těchto oblastech:

  • Přehled: informace o docházce jsou na jednom místě.
  • Méně ruční práce: není potřeba opakovaně přepisovat údaje.
  • Flexibilita: různé typy zaměstnanců mohou využívat různé způsoby evidence.
  • Dostupnost: cloudové řešení umožňuje pracovat se systémem odkudkoliv.
  • Napojení na mzdy: data lze exportovat do používaných mzdových programů.
  • Růst firmy: systém se dá využívat i ve chvíli, kdy tým přestane mít jednotky zaměstnanců a začne jich být několik desítek nebo stovek.

Digitalizace nemusí začínat u těch nejviditelnějších věcí

Když se řekne digitalizace firmy, většina podnikatelů si představí CRM, automatizaci marketingu, AI nástroje nebo cloudové účetnictví. Jenže konkurenceschopná firma nestojí pouze na tom, co vidí zákazník.

Stejně důležité je, co se děje uvnitř firmy. Pokud zaměstnanci pracují digitálně, ale personalista každý měsíc ručně přepisuje docházku z papíru do tabulky, vzniká zbytečné místo pro chyby i ztrátu času.

Alveno proto dává smysl jako součást širší digitalizace firmy. Ne proto, že by docházka byla technologicky nejzajímavější část podnikání, ale právě proto, že jde o rutinní proces, který lze jednoduše zjednodušit.

Pro mladou rostoucí firmu tak může být přechod na elektronickou docházku jedním z těch nenápadných kroků, které nejsou na první pohled vidět, ale postupně uvolní ruce lidem, kteří mají na starosti důležitější věci než hledání poslední verze Excelu.